學會商用書信為自己加薪！

你有沒有發現隨著全球化的趨勢，英文能力也日趨變得重要呢？無論是外商公司、科技、光電、製衣甚至媒體產業，都需要基本的商用書信 (Business letter) 知識。所以不用再特地跑遍各大書局買入商用書籍了，你需要的資訊都在這裡！

 

書信3C原則

Clarity（清楚）

信件主旨易懂，但千萬要說到重點。信件內文以倒三角形(Inverted pyramid)形式寫作，開頭說重點。

 

Courtesy（禮貌）

內文口吻避免命令口氣，要讓對方受尊重。

 

Conciseness（簡明）

內容切勿冗長，要讓對方可以短時間讀完。

 

標題主旨與寄信須知

To 是收件人，From 就是自己的名字。而 Cc(Carbon copy) 就是副本抄送（當你寄給收信人時，最好也 Cc 給你公司的同仁，以防資訊漏接），Bcc (Blind Carbon Copy) 就是密件副本（當你不想讓收信人知道這封信也有寄給別人，就可以用這個），最後的 Forward 就是轉寄，若你怕 Bcc 的收件人直接回信沒有 Bcc，就可以用這招。

 

書信寫作規則

1. 字體大小為 12，不要特地修改邊界，內容以一頁為主 (One page)。
2. 信頭 (Letterhead) ，也就是書信最上面的標題，為公司的名字。
3. 自己的聯絡方式，無論你要放在信頭之後，或是在內文的結尾之後，盡量控制在六行之內。自己的聯絡方式須具備：署名、手寫簽名、職稱、公司、公司地址（通常分兩行寫，地址由小到大）、電話及傳真、電郵。
4. 寫信日期 (Date) 的位子，會在收件人的上方一、兩行處。美式日期為：月份 日, 年 (June 1, 2011)，英式寫法為：日 月份, 年 (1 June, 2011)

 

※日期一定要記得寫，第一是自保──以防對方說沒收到，這時就可以看寄件備份區查到當天寄的信。第二是紀錄──若你一次與許多公司書信往來，很容易搞混信件。

 

5. 對方的聯絡方式，則會在內文的上方處，內容須具備：對方姓名、職稱、公司、公司地址。

 

6. 內文：若不知道對方姓名時，一開始便可以寫 Dear sir 或 Dear madam，若知道對方的職稱，就可以寫 Dear + 工作職稱。內文以三段式為主，每個段落上下只需要空一行。

 

7. 結尾敬語，有 Sincerely yours/Yours sincerely（商用正式）、Sincerely（稍正式）、Best/Best regards（較不正式、較普遍）、Yours faithfully（一開始不知道對方名字）、Yours truly（私人往來，美式用法。

 

常用語句

記下這些常用句子，讓你寫信更有效率！

 

開頭

I’m writing to tell you the goods you asked before are available now.

我們來信向您通知，您之前詢問的商品有現貨了。

 

In my previous E-mail of August 10, I have ordered the goods that should arrive 5 days ago.

我在八月10日來信，並向您訂購商品，但我們過了五天尚未收到貨。

 

中間

Would you be kind enough to send us the following information?

能否勞煩您寄送以下資訊給我們？

 

Would you please send back the damaged goods to us? We will replace them with the new ones.

能勞煩您將破損商品寄還我們嗎？我們將為您更換新的商品。

 

結尾

We look forward to hearing from you.

期待您的回音

 

Any information you give us will be highly appreciated.

您提供的任何資訊，我們將不勝感激

 

Please feel free to contact us if you have any questions.

有任何問題請不吝來信通知

 

 

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圖片來源： Udemy

參考資料：EnglishAgency 英文書信怎麼寫, 菲律賓Howdy語言學校